Auf den Fokus kommt es an!

Hier noch schnell ein Anruf, da klopft es an der Bürotür und in wenigen Minuten beginnt das nächste Meeting – und PLING – kommt gerade noch eine Mail rein…  

 

Um effizient zu arbeiten ist es unabdingbar, sich fokussiert und tiefergehend in komplexe Themen hineinzudenken. Trotzdem fällt genau das oft schwer.  

Das sagt sowohl eine Studie von Starker, Roos, Bracht und Graudenz (2022)*, als auch unsere nicht repräsentative Umfrage auf LinkedIn aus: Zeit für fokussiertes Arbeiten bleibt im üblichen Arbeitsalltag als erstes auf der Strecke.  

 

Die Folgen daraus machen Grund zur Sorge:  

• Re-Fokussierung kostet mindestens 15% der eigentlichen Bearbeitungszeit 
• Stress und Zeitdruck bei Mitarbeitenden steigt  
• Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden sinkt 
• Frustpotential steigt 

Permanente Störungen während der Arbeitszeit kosten Unternehmen also bares Geld – laut Studie von Starker et al., 2022 verlieren Beschäftigte durch fehlende Fokuszeiten durchschnittlich 5 Arbeitstage pro Monat, welche den Unternehmen jährlich etwa 114 Milliarden Euro an Mehrkosten entstehen, von den emotionalen Effekten wie Stress und sinkende Arbeitszufriedenheit mal ganz abgesehen.  

Klassische Zeitfresser wie “unnötige Unterbrechungen”, “ausufernde Meetings” oder “Multitasking” zu optimieren ist Schritt eins, gefolgt von klar definierten Aufgabeninhalten samt –Verteilung.  

Wie aber lassen sich dann im Anschluss Alltagsarbeiten wie Emails und Telefonate und die wichtige Zeit für Produktoptimierungen und Innovationen vereinen?   

Arbeit geschickt im Jobsharing-Tandem aufteilen ist hier ein echter Gamechanger – und bietet von Mitarbeitenden über HR bis zu den Stakeholdern die ideale Win-Win-Lösung.  

Ein Beispiel aus der Praxis.  

Unser JOYntLEADING-Tandem JuMi (Julia und Milena) arbeitet im so genannten Pairing-Modell. Bedeutet: Sowohl Julia als auch Milena können beide alle Aufgaben gleich gut erledigen, wissen bei allen Kundinnen und Kunden Bescheid und haben ein System entwickelt, sich auch bei asynchroner Arbeitszeit auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten.   

Natürlich gibt es auch in ihrem Arbeitsfeld sowohl Aufgaben, die spontan reinkommen (z.B. Emails & Telefonate, Angebotserstellungen, etc.), als auch Inhalte, für die sie idealerweise maximale Konzentration benötigen (neue Produktideen entwickeln, Blogartikel schreiben etc.) und auch Aufgaben, die Milena mehr liegen als Julia und umgekehrt.  

Der Clou ist nun:  

Ihre Arbeitswoche teilen sich die Beiden auf. Von Dienstag bis Freitag übernehmen sie jeweils abwechselnd die Verantwortung für das Tagesgeschäft und geben sich dadurch für die so wichtige Fokuszeit gegenseitig Rückendeckung.  

Doch was macht dieses Jobsharing-Tandem so effektiv? 

Nach einem gemeinsamen Montag, an dem sich JuMi über laufende Projekte austauschen und die Woche planen, gehen sie in ihre individuellen Fokustage über. Jede von ihnen hat zwei Tage in der Woche, an denen sie sich komplett in ein Projekt oder eine Aufgabe vertiefen können, ohne durch ständige Unterbrechungen abgelenkt zu werden.  

Währenddessen übernimmt die andere Tandempartnerin die von uns so genannten „Feuerlöscheraufgaben“: E-Mails beantworten, Anfragen klären und alle anderen dringenden Angelegenheiten, die währenddessen auftreten können. Ihre Arbeit ist an dem Tag also geplant immer wieder unterbrochen. Und darauf passt sie auch an, was sie an dem Tag erledigen möchte. 

Dadurch, dass unser JuMi-Tandem ihre Arbeitstage in Fokus- und Alltagsaufgaben aufgeteilt haben, kann im Hintergrund fokussiert gearbeitet werden, und gleichzeitig kann sich die Welt drumherum getrost weiterdrehen, denn es steht zu den Kernarbeitszeiten immer jemand zur Verfügung. So werden Mails und Anrufe genauso zeitnah beantwortet, wie Rückfragen von Kolleginnen und Kollegen. 

Der wohl größte Vorteil der so gelebten Fokuszeit ist, dass die Produktivität und die Qualität der Arbeit extrem steigt. Einerseits ist das Arbeitsergebnis durch weniger Unterbrechungen und besagtem Fokus auf das jeweilige Thema sehr viel besser (unser JuMi-Tandem kombiniert die Fokuszeit-Aufgaben auch gern mit einem weiteren Optimierungs-Tool, dem Innoday, dessen Ergebnisse in die Fokusthemen weiter positiv einzahlen, dazu ein anderes Mal mehr). 

Andererseits wird durch direkte Feedbackloops mit der Jobsharing-Partnerin das Arbeitsergebnis sofort optimiert und um eine wichtige Sichtweite erweitert.  

Ein weiterer enormer Vorteil ist, dass sich Julia und Milena dank ihrer Arbeitsaufteilung deutlich gezielter ihre Fähigkeiten einbringen können und dadurch sehr viel zufriedener sind. Beide brennen für beide Aufgabengebiete, dank dem Jobsharing-Modell werden die Themen nie als Monotonie empfunden, sondern stets als abwechslungsreich und sinnstiftend.  Das Gefühl des Multitasking-Zwangs ist für die beiden quasi fremd.  

 
Auf persönlicher Ebene genießen Julia und Milena ihre Fokuszeiten auch für eine vollkommen flexible Arbeitszeiteinteilung – da sie in der Regel Themen behandeln, die keine direkte Rücksprache benötigen, halten sie sich so auch den Rücken frei – was ein erheblicher Mehrwert für die Vereinbarkeit von Leben und Erwerbsarbeit darstellt!

Wer tiefer in einen neuen Themenbereich eintaucht, kann auch länger unter Wasser bleiben: Gerade bei innovativen Produktentwicklungen ist es wichtig, vielleicht gleich mehrere Tools auf Herz und Nieren zu testen, sich im Netzwerk umzuhören und Alternativen zu recherchieren.  

Auch mal eine Sackgasse zu finden, sehen wir bei JOYntLEADING als Lerngeschenk! Umso schöner, wenn diese Geschenke nicht den gesamten Arbeitsalltag aufhalten! 

Für uns ist das Resümee klar:  

Fokuszeiten sind unglaublich wichtig für unsere Arbeit und bereichern uns massiv. 

 Und die Tandemarbeit ermöglicht uns, diese Wins für uns optimal zu nutzen.

Und welche Herausforderung darf Jobsharing für Sie lösen?

Melden Sie sich gerne und wir klären in einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch, wie sich die Vorteile von Jobsharing auch für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation nutzen lassen? Dann buchen Sie sich gerne einen Termin mit Esther Himmen!

Julia Heile und Milena von Tottleben sind im Prinzip grundverschieden – und ergänzen sich gerade dadurch perfekt.

Julia hat jahrelang als Führungskraft bei einem Radiosender gearbeitet und dort als Vereinbarkeitsmanagerin (IHK) das New Work-Projekt vorangetrieben.

Milena studiert im Master Psychologie mit Fokus auf Lernen und Arbeiten und, wenn sie mal wieder die Logik-Wut packt, nebenher noch Mathematik. Sie leitet im Ehrenamt seit Jahren im Tandem. 

Beide arbeiten seit Juni 2023 als Tandem im Pairing-Modell bei JOYntLEADING und wollen es nicht mehr missen.